設計文件整理工具：永久免費使用，不占本地儲存

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年關將至，在整理今年的各種文件時，我才真正意識到，自從用上「即時設計」和 Figma，我的文件管理習慣與以前使用 Sketch 時相比，已經潛移默化地產生了很大的變化。

作為一個有強迫癥的設計師，曾經最受不了的一些畫面：

為了不遺漏近期工作需求，通通堆在桌面

設計文件整理不成體系，東一塊西一塊

一個項目十個版本，全是最終版

收集資源沒有二次整理，下載目錄眼花繚亂

……

想想就很頭大是吧？

之前也有給大家分享過一些整理電腦里文件的思路，不過今天要分享的，是在用上新工具之后變得不太一樣的設計文件管理方式，希望可以給大家提供一個新的工具使用參考~

01 在線保存，隨開隨走

不管是即時設計還是 Figma，首先最吸引人的一點是，所有的設計稿都被乖乖地保存在云端，這讓我的 Sketch 文件數量大幅下降，桌面和其他文件夾都變得比以往要干凈不少，甚至好像電腦都“輕”了 200g……

其次，得益于在線工具的屬性，我的設計文件可以完全擺脫設備和硬盤的限制，不用考慮電腦系統，不用考慮容量，不用擔心備份的麻煩，隨時關閉離開，在任何一臺電腦上都能繼續進行創作，這是以前用 Sketch 時很難享受到的體驗。

02 跟進

我覺得最棒的兩個點之一。

以前，我的桌面之所以會亂，基本就這兩種情況：

1. 有緊急的客戶需求，放在桌面方便打開；

2. 擔心錯過工作需求，放在桌面好及時確認進度；

而這些需求在做完后，又總是忘記歸檔，再加上做需求時為了便于使用在桌面放的各種素材、截圖等等，時間久了就成了上面那個樣子。

但現在，我在「即時設計」里，就完全不會遇到這種問題了。

和 Figma 一樣，作為基于瀏覽器的在線工具，他們并沒有桌面的概念，但是即時設計有一個功能叫「跟進文件」，通過右鍵菜單，我在遇到有很多需要近期處理的設計稿時，都可以直接跟進。

這個功能應該比較容易理解，跟進后的文件，我可以在左側的「正在跟進」頁面里找到，就相當于以前用 Sketch 時把文件放到了桌面，但操作更簡單，效果也更好。

而且，因為跟進的是源文件，我甚至可以先歸檔后跟進，完成需求后直接結束跟進即可，也不需要像以前一樣，先放到桌面，等到所有工作都結束了再單獨歸檔。

03 打標簽

另一個最棒的點。

以前，一些特殊的項目，我總是會單獨在文件名后面加括號備注，或者通過 Mac 自帶的標簽功能加上一個特定的標記，個人認為這算是一種比較好的處理方式了。

不過，在我用了「即時設計」的文件狀態標簽功能之后，已經有點嫌棄以前的方法了，并且由于這目前還是個團隊獨享的功能，我還專門建了個團隊把自己工作臺的文件放了進去。

這也是即時設計的特殊功能之一，我現在會自定義一些常用的文件備注，然后非常方便地把某些文件打上我覺得合適的標簽，也可以通過不同的顏色進行區分，相當于同時滿足了兩個需求。

另外，這個功能也不僅僅是用來便于識別，在此基礎上，它同樣可以用來篩選文件，直觀的看到對應的設計稿，也比在 Mac 里只能篩選出所有亂七八糟的文件要好用很多。

04 文件分類

無規矩不成方圓，沒有分類的文件整理肯定也算不上整理。

對外的項目、對內的項目、個人的作品、練習、公眾號等等各種各樣的內容，在整理前，起碼要按照恰當地劃分出至少 2-3 層子目錄才能保證結構的清晰，但具體分類規則因人而異，就不展開聊了。

經過幾千年驗證演變而來的文件夾，依然是分類管理最必不可少的，也是我們最習慣的方式，這一部分的習慣我在用「即時設計」時倒是沒有什么變化。

因為「即時設計」支持文件夾功能，和以往的操作基本沒有區別。

而與上面提到的「跟進」和「文件狀態標簽」搭配起來，體驗可能還要比本地的文件管理好上很多，并且標簽可以只篩選子文件夾里的文件，比 Mac 的全局篩選效率要高不少。

不過在用 Figma 時卻遇到了點小問題。

Figma 是不支持文件夾管理的，也沒有多層級的文件整理方式，雖然可以通過創建團隊和項目的方式曲線做到一個層級的簡單分類，但免費用戶暫時也只能創建一個項目和三個文件……

由于我目前還沒有購買專業版的需求，所以約等于無。

05 版本管理及備份

創作這種事，當下的靈感和想法往往遠比實際勞動的意義更高，做設計、寫文章都一樣，不管是自己還是 leader，都會有突然想要用回之前某個版本某個部分的情況，所以歷史版本的重要性不言而喻。

用 Sketch 的時候，雖然也有自動保存的歷史快照，但基本只能用來防止文件意外丟失，在寸土寸金的 Macbook 里，版本快照動輒幾十 GB 的空間占用還是很嚇人的。

所以我之前還是經常會通過手動復制對應版本文件的方式來實現版本管理，但是需要注意控制文件數量。

當然，手動保存的版本，在公司層面也可以通過 Abstract 或者半年多前才上線的辦公空間進行云端備份和管理，也是之前比較常見的形式。

而有了「即時設計」和 Figma 這樣的在線設計軟件后，我的設計稿已經可以像在線文檔一樣，實現所有內容自動云端保存，隨時恢復了。

同時所有內容都在一個文件中記錄和保存，還能隨時快速創建重要版本的標記，不用像之前一樣考慮本地多文件整理、上傳和下載這些概念，省了好多麻煩。

即時設計和 Figma 也都支持了導出自有格式的本地備份，一個是 .jsd 一個是 .fig，都可以 100% 保留文件數據并還原。

即使公司需要備份 Sketch 文件，也可以通過即時設計自帶的功能或者 Figma 的第三方插件將設計稿導出為 sketch 格式，在工作中使用完全沒有問題。

06 資源管理

說到資源管理，其實 Eagle 已經非常全能了，我的本地資源基本也都是用它來保存的，如果舍不得花錢的話，還可以用 Billfish 來實現類似的功能。

這依然是本地管理的方式，但是現在，我又多了一種在線管理資源的方式。

? 個人資源庫

其實在最早介紹即時設計的時候也有提過，它的「個人資源庫」是一項和 Eagle 類似的功能。

我現在會將很多經常要在各種場景下使用的素材，都上傳到即時設計中，在外出用筆記本或者 iPad 辦公時，可以隨時從個人資源庫調用，不必每次臨時需要某些素材時才去當初收集資源的網站重新搜索。

? 共享字體

不只是素材，我收集的一些常用字體也基本都上傳到了即時設計，雖然有本地字體可以用，但上傳后的方便之處確實要真正體驗過才能清晰地感受到。

以前，我在家里電腦上做好的海報或者封面圖之類的，如果要發到了其他電腦上，一定要把里面用到的新字體一起發過去，然后就是熟練的下載安裝一條龍，才能正常編輯這個設計稿。

現在，用即時設計做的項目，不管用哪臺電腦哪臺 iPad 打開，都可以直接照常編輯，既不用發文件也不用發字體。

這個共享字體，不光個人能用，團隊里的所有人也可以，而且對團隊來說，實用價值更大。

總結

基本上就這些，和 Sketch 相比，Figma 和「即時設計」具備相同的優勢，但也有各自的優點和不足，一邊有更強的性能，一邊有更多能滿足我們日常需求的功能，就目前來看，是沒有必要非得二選一的。

從自動保存備份、到文件夾、文件跟進、文件標簽，再到素材和字體管理，起碼在即時設計上，我已經完全培養出了一套比本地文件要便利得多的文件整理流程，總之在這方面，「即時設計」做的確實要好上很多。

今天的分享就到這啦，有興趣的話，就去實際感受下在線管理設計稿的全新體驗吧~

即時設計：https://js.design/

感謝閱讀！

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